خمس علامات تدل على أن موظفك يسرق البيانات من شركتك

مكنك أيضًا الاستفادة من تثبيت كاميرات الأمان حيث يتم الاحتفاظ بها ومراقبة الموظفين الذين يحاولون الوصول إلى أشياء لا ينبغي أن يكونوا كذلك.

 

عندما تمتلك الشركة الكثير من المعلومات الحساسة ، فقد تشعر بالإرهاق في تتبع من يقوم بالوصول إليها. فيما يلي كيفية مراقبة سرقة البيانات.

عندما تشك في أن أحد الموظفين يسرق البيانات ، فهذا موقف صعب بعض الشيء. ما لم تكن متأكدًا من حدوث خرق ، فأنت تريد تجنب تدمير العلاقة مع موظفك وزرع عدم الثقة بين فريقك.

ولكن قبل أن تتمكن من طرح إجراءات الاستجابة للحوادث ، إليك خمس علامات تدل على أن موظفك ربما يسرق البيانات من شركتك.

 

نقل الملفات الكبيرة عبر تنبيهات الخادم المشفرة

بينما يجب أن يكون تشفير البيانات معيارًا لكل شخص يستخدم أجهزة الشركة أو الإنترنت ، إلا أن هناك سببًا وراء تطفل بعض أصحاب العمل عليه. في حين أنه من الطبيعي أن يرسل الأشخاص ملفات صغيرة مثل المستندات أو الصور أو لقطات الشاشة إلى زملائهم في الفريق ، إلا أن هناك شيئًا مثل عدد ينذر بالخطر من الملفات التي تتحرك.

إذا حدثت عمليات نقل الملفات الكبيرة على شبكات يمكن الوصول إليها من قبل الشركة ، فقد يكون من السهل تحديد ما إذا كان ذلك إجراءً روتينيًا أو إجراءً داخليًا ضروريًا أو نشاطًا مشكوكًا فيه.

ومع ذلك ، عندما يرسل شخص ما أحجام ملفات كبيرة عبر خوادم مشفرة مثل تطبيقات المراسلة الآمنة أو رسائل البريد الإلكتروني التي تدمر ذاتيًا ، يجب أن يدق بعض أجراس الإنذار. لهذا السبب ، يجب أن تعمل على تحديد أحجام الملفات الكبيرة من خلال البيانات الوصفية وإجراء تحقيق مناسب إذا كان الموظف لا يستطيع تبرير الغرض منه.

في الواقع ، حتى لو لم يكن مستندًا متعلقًا بالشركة ، فلا تزال هناك مخاطر تتعلق بالملفات الكبيرة بشكل عام.

على سبيل المثال ، إذا قام أحد الموظفين بتنزيل الأفلام أو البرامج التلفزيونية المقرصنة على أجهزة الشركة ، فيمكن أن يعرض جهازك أو شبكتك لخطر البرامج الضارة. بصرف النظر عن هذا ، قد تواجه مشكلة مع السلطات إذا أصبح المحتوى غير القانوني مرتبطًا بشركتك ، خاصة إذا كان بلدك لديه قوانين صارمة لمكافحة القرصنة.

 

استخدام التنبيه كلمة الإخطارات

عندما يتعلق الأمر باكتشاف التهديدات الداخلية ، قد يكون من الصعب تحديد ما يعتبر وصولًا قياسيًا للموظفين مقابل خرق البيانات الحرج. تتمثل إحدى طرق البقاء على اطلاع بالمستندات المهمة في الحصول على إشعار تم تشغيله لكلمات محددة مرتبطة بالمعلومات الهامة المستهدفة في عمليات اختراق البيانات.

على سبيل المثال ، يمكنك تعيين تنبيهات لمصطلحات مثل "قاعدة بيانات جهات الاتصال" و "معلومات العميل" وما إلى ذلك. بعد ذلك ، يمكنك إنشاء سيناريوهات تتلقى فيها إما تقريرًا أسبوعيًا أو شهريًا.

من ناحية أخرى ، يمكنك أيضًا الحصول على إشعار فوري إذا قام شخص مثل متدرب أو شخص من قسم غير ذي صلة بإرسال وتنزيل مستندات لا ينبغي لهم الوصول إليها.

هناك العديد من البرامج التي يمكنها تتبع الكلمات من خلال اتصالات البريد الإلكتروني وأنشطة التصفح وحتى ضغطات المفاتيح. عند إعداد إشعارات التنبيه بالكلمات ، تأكد من أن موظفيك على دراية بمدى المراقبة التي يتعرضون لها ، كمسألة تتعلق بالموافقة وتثبيطهم حتى عن التفكير في سرقة البيانات.

 

تنبيهات استخراج البيانات

نظرًا لأن الكثير من عملنا يتم عبر الإنترنت ، فإن مخاطر التكنولوجيا المختلفة التي نستخدمها لراحتنا كذلك. عندما يتعلق الأمر باستخراج البيانات ، هناك بعض البرامج المستخدمة والتي ليست جزءًا من صندوق الأدوات المعتاد للجميع مثل مواقع مشاركة FTP ، وبرامج مشاركة الشاشة أو القطع ، والتطبيقات السحابية.

بصرف النظر عن هذا ، فإن التطبيقات السحابية الشائعة مثل Salesforce و HubSpot تجعل من السهل إخراج البيانات المتعلقة بالعملاء ، مثل موقعهم في خط الأنابيب وتفاصيل الاتصال. من ناحية أخرى ، يستخدم العديد من المطورين أيضًا مواقع مثل GitHub للتحكم في عملية تطوير الويب الخاصة بهم.

على الرغم من أنه قد لا يبدو أمرًا مهمًا ، إلا أنه حتى التعليمات البرمجية في النص العادي يمكن أن تكون مصدرًا لسرقة البيانات عند استخدامها للوصول إلى الملكية الفكرية أو مواقع قواعد البيانات.

 

مراقبة النسخ الورقية

النسخ الورقية ضرورية لعملية لامركزية البيانات الخاصة بك. بعد كل شيء ، لمجرد أنه يمكن تخزين كل شيء على الإنترنت ، فهذا لا يعني أنه يجب أن يكون كذلك. ومع ذلك ، في عالم أصبح رقميًا بشكل متزايد ، قد يكون من السهل التغاضي عن كيف يمكن أن تظل النسخ المطبوعة مصدرًا قويًا لسرقة البيانات.

وفقًا للمجلة الأمريكية للرعاية المدارة ، لا تزال 65 بالمائة من الانتهاكات في المستشفيات تحدث مع الملفات الورقية والأفلام. لهذا السبب ، لا تزال هناك ميزة في مراقبة الملفات المطبوعة واتباع ممارسات الأمان والتخلص من الملفات المادية الجيدة ، خاصة إذا كنت تنتمي إلى صناعة تستخدم أساليب حفظ قديمة.

بصرف النظر عن قفل المستندات المهمة ، يمكنك أيضًا الاستفادة من تثبيت كاميرات الأمان حيث يتم الاحتفاظ بها ومراقبة الموظفين الذين يحاولون الوصول إلى أشياء لا ينبغي أن يكونوا كذلك.

تأكد أيضًا من تمزيق المستندات الحساسة قبل التخلص منها وتشفير أي نسخ رقمية يمكن مسحها ضوئيًا أو طباعتها بتنسيق PDF.

 

تشجيع المبلغين عن المخالفات

بينما نعلم جميعًا أنه لا أحد يريد جرذًا ، يجب تحفيز الموظفين للإبلاغ عن الأفراد الذين يعرضون الجميع للخطر بأفعالهم. تعمل العديد من الفرق بجد لبناء المنتجات وقواعد البيانات والعلاقات مع العملاء ، لذلك لن يقدروا عندما يحصل شخص ما على جميع المعلومات ويبيعها عبر الإنترنت.

ومع ذلك ، يمكن أن يكون زملاء المكتب المبلّغ عن تجربة صعبة ، لا سيما عندما تخشى الفرق تكوين أعداء دون داع. لهذا السبب ، يجب عليك فتح قنوات مجهولة أو آمنة حيث يمكن للأشخاص الإبلاغ عن سرقة البيانات المحتملين دون الإعلان عن هويتهم لبقية الشركة.

من خلال استبعاد الجانب العاطفي للإبلاغ عن زملاء العمل ، سيكون لدى الموظفين المسؤولين كل الحافز لفعل ما هو صحيح لجميع المعنيين. مع هذا ، لا داعي للقلق بشأن كونهم مخطئين ، وستكون ممتنًا عندما يكونون على حق.

حافظ على بيانات شركتك آمنة

عندما يتعلق الأمر بسرقة البيانات من قبل الموظفين ، يجب أن تكون فعالاً وفعالاً. يعود نجاحك عندما يتعلق الأمر بالتخفيف من مشكلات سرقة البيانات إلى السياسات والعمليات والممارسات التي يجب وضعها قبل وقت طويل من حدوث أي خرق.

أصبح لصوص البيانات أكثر ذكاءً بمحاولاتهم ، ويمكن أن يتضمن ذلك إرسال شخص ما للتسلل إلى شركتك من الداخل. تأكد من أن شركتك جاهزة للعثور على هؤلاء الأشخاص قبل أن يتسببوا في أي ضرر.